Possivelmente você já deve ter escutado a expressão que diz: “Carro apertado é que anda”. Ou seja, quanto mais coisa pra fazer, mais rápido será, de acordo com esta pseudo-verdade.
Mas não é bem assim. Na gestão de fluxo, menos é mais.
Menos projetos.
Menos iniciativas.
Menos demandas.
Tudo para ter mais foco no que realmente importa.
Uma prática importante para ter mais foco no que realmente importa é limitar o trabalho em progresso (conhecido como WIP ou Work in Progress). A limitação do WIP é frequentemente mal interpretada no mercado, e o este post busca desmistificar esse conceito.
Limitar o WIP deve estar alinhado com os objetivos e propósitos do trabalho, não apenas seguir uma regra prescritiva. Isso pode levar a uma melhoria na velocidade e qualidade das entregas, prevenir sobrecargas e desperdícios, e aumentar a estabilidade do fluxo.
Além disso, limitar o WIP ajuda a manter o foco, concluir tarefas e respeitar a capacidade produtiva, além de reduzir riscos em mudanças no fluxo. É importante limitar quantas tarefas cada pessoa faz ao mesmo tempo, pois isso traz foco e concentração, e evita o desperdício de tempo.
É impossível para o cérebro humano pensar em duas coisas ao mesmo tempo, e tentar fazer isso pode levar à perda de foco e eficiência. Utilizar o conceito de time box, onde se quer limitar o trabalho a ser feito baseando-se no tempo que se tem para fazer, o que é por si só, um paradoxo, pode ajudar a limitar o trabalho em progresso, trazendo mais foco e permitindo interações mais curtas e eficientes.
Limitar o WIP não é uma restrição negativa, mas sim uma prática que liberta as pessoas para trabalhar dentro de suas capacidades, evitando sobrecargas e promovendo a eficiência. Limitar a quantidade de demandas em cada etapa do trabalho pode melhorar a clareza da capacidade de cada etapa.
Ao limitar o WIP, é importante considerar a colaboração e o foco no trabalho, e não apenas a capacidade individual de cada pessoa. Limitar as filas de trabalho permite que você monitore o estado de transformação das demandas ao longo do fluxo, sem ficar travado em limitar a quantidade de trabalho.
Limitar o trabalho em progresso (WIP) é um equilíbrio entre evitar estresse e flexibilidade, e é uma prática que pode ser ajustada e experimentada para encontrar o ponto ideal. Limitar o WIP em cada etapa e fila do sistema pode ajudar a garantir que o sistema trabalhe de forma mais equilibrada e previsível, evitando a sobrecarga de trabalho e reduzindo o tempo de espera em filas.
Limitar o WIP pode aumentar a agilidade do sistema, permitindo que as mudanças de direção sejam feitas mais rapidamente e que as pessoas e o sistema possam responder de maneira mais eficaz às demandas. A prática de limitar o WIP pode ser uma experiência positiva, mas é importante experimentar e ajustar os limites conforme necessário para encontrar o que funciona melhor para o seu sistema e equipe.
Não existe uma fórmula mágica para determinar os limites de WIP, mas é possível usar heurísticas, como monitorar a sobrecarga de trabalho, a tendência do WIP e a taxa de entrada e saída de demandas, para ajudar a definir os limites adequados. Limitar o WIP pode ser comparado a um portfólio de investimentos, onde é importante encontrar um equilíbrio entre ter muitas ou poucas opções de investimento.
Limitar o WIP não é uma mudança permanente, e é importante experimentar e ajustar os limites conforme necessário. Se algo não funcionar como esperado, é possível voltar atrás e tentar uma abordagem diferente. Limitar o WIP pode ser um estressor para o sistema, mas é importante lembrar que nenhuma mudança acontece sem algum nível de desconforto. Essa dor pode ser um sinal de que a mudança está funcionando e trazendo melhorias para o sistema.
Bom, diante destes argumentos, o que falta para você começar a limitar WIP?