No dia-a-dia da gestão de fluxo precisamos ter alguns cuidados, digamos, rotineiros. Na Toyota, um dos fundamentos do grande sucesso do seu sistema de gestão, o Toyota Production System, é a execução do Kata. Mas o que é o Kata? Se trata de movimentos repetidamente realizados até que se obtenha a perfeição. A origem vem de mais distante. É uma prática milenar das artes marciais japonesas, onde os praticantes usavam o Kata para simular movimentos de uma luta.
Seguindo esta linha, tendo um foco na parte de métricas de gestão de fluxo, segue uma sugestão para realizarmos o Kata de análise de métricas.
- Lead time: Numa avaliação do fluxo, uma primeira e importante avaliação é sobre o lead time. O lead time é a medida da agilidade do serviço avaliado. Mas aqui não devemos somente olhar um número específico num determinado momento. Deve-se avaliar a tendência do Lead Time. E ele deve ser avaliado por tipo de item que é tratado no sistema.
- Throughput: mostra a capacidade de entrega do fluxo. Contar quantos itens são entregues por período nos ajudar a analisar a previsibilidade do serviço. Da mesma forma que o lead time, deve-se avaliar a tendência por tipo de item que é tratado no sistema. Tanto o lead time quanto o throughput podem e devem ser avaliados de forma gráfica.
- WIP: Avaliar se os limites de WIP estão sendo respeitados bem como avaliar a idade dos itens em processo é determinante para uma boa gestão de fluxo.
- CFD: Cumulative Flow Diagram, é um gráfico muito poderoso que mostra a saúde do fluxo ao longo do tempo. Mostrará gargalos, taxas de entrada e saída, trabalho em processo e o que resta a ser feito.
- Demandas de falha: Ter a visão de quanto retrabalho está sendo processado no fluxo. E mais do que isto, teremos informações para melhoria de processos, aumentando a qualidade do serviço prestado.
- Taxa de Entrada e Saída: O equilíbrio na capacidade do fluxo passa pela análise das taxas de entrada e saída de itens. Nos ajudará a entender a previsibilidade de entregas do fluxo.
- Dependências: ter a visualização de dependências dos itens no sistema é importante para termos o entendimento completo da previsibilidade do fluxo.
Para todos estes pontos deve-se avaliar a tendência e suas variabilidade. Para tanto, devemos usar ferramentas estatísticas como percentil, histograma, gráficos de dispersão, gráfico de controle, média e desvio médio. Desta forma, com estas ferramentas, teremos condições de realizar uma boa gestão de fluxo, praticando o Kata de métricas de fluxo.