Por mais de 25 anos, nós da Aspercom temos um sonho: educar o mercado nas técnicas mais modernas de liderança e gestão com nossos valores: Conhecimento, Seriedade e Inovação. Nos últimos 15 anos temos experimentado resultados espetaculares em consultorias (ver alguns cases) e formando líderes notáveis, usando duas filosofias principais: Melhoria Contínua e Ciência do Fluxo.
Nossa experiência com empresas por todo o planeta nos ensinou que a maioria dos problemas organizacionais, como falta de agilidade, pessoas estressadas, clientes insatisfeitos e má performance econômica, pode ser explicada por algo bem simples: o fluxo do trabalho.
Por esta razão, estamos introduzindo uma série de conteúdos baseados em simulações corporativas que vão explicar na prática esta ciência centenária, que muitas vezes é abafada por ruídos e modas passageiras do mercado. Tenha certeza de que será uma jornada cheia de boas surpresas – pois o fluxo é contraintuitivo – em que vamos equipar você a entregar resultados quantitativos reais. Se você quiser ficar antenado neste assunto assine a nossa lista:
http://aspercom.com.br/flow-science
Um Fluxo Bem Simples
Imagine que você tenha um fluxo de trabalho com somente duas etapas: construir e validar. Em “construir” atuam 5 pessoas (duas delas são mais experientes) e o trabalho nesta etapa geralmente toma 1 a 5 dias, mas pode chegar a tomar 7 a 10 dias – esta etapa está limitada a 7 itens ao mesmo tempo. Na etapa “validar” atuam 3 pessoas (uma mais experiente) e o trabalho toma 6 a 16 horas. Cada pessoa custa entre $1.000 e $1.200 por semana. Os itens de trabalho chegam a cada 3 dias, até 4 unidades deles, e geram $5.000 de valor entregue cada um.
Se você quiser maximizar seu aprendizado neste Flow Digest, responda às seguintes perguntas, antes de continuar:
- Qual seria o tempo mínimo e máximo que um item de trabalho demora para ser entregue?
- Se os clientes deste ambiente precisam saber o prazo de entrega, que cálculo você faria?
- Quantos itens são entregues por semana aproximadamente?
- Com os dados acima, onde imagina que está o gargalo do processo?
- O ambiente é lucrativo?
(RESPONDA ANTES DE CONTINUAR A LEITURA!!!)
IMPORTANTE: Nos Flow Digests apresentaremos teorias de forma neutra sempre que possível, não importando se sua área de atuação é RH, Vendas, Marketing, Tecnologia, Pesquisa e Desenvolvimento ou qualquer outra área. O fluxo é algo universal, por esta razão usaremos sempre uma linguagem genérica.
Dados estes parâmetros, vamos rodar uma simulação por 6 meses, com 6 horas de trabalho por dia, de segunda a sexta. Tente compreendê-la sob as lentes da ciência do Fluxo.
Um Cumulative Flow Diagram (CFD) mostra o estado do trabalho dia a dia, acumulando-se nas etapas de trabalho e nas filas entre as etapas. Com ele podemos ver os itens entregues, o acúmulo de trabalho em cada etapa e a fila de entrada no fluxo. Entre as entregas e a entrada (camadas em vermelho, amarelo e verde) temos o que chamamos de “Trabalho em Progresso” (WIP – do inglês “Work in Progress”), e representam os itens em andamento, os trabalhos iniciados e não entregues. Tente compreender o que está acontecendo neste fluxo.
É provável que você não tenha pensado no questionário apresentado anteriormente que existiria uma fila entre as duas etapas apresentadas. As filas dentro de um fluxo quase sempre são inevitáveis, muitas vezes simplesmente porque as etapas têm velocidades diferentes de processamento, como é o caso deste ambiente. Existem inúmeros estilos de filas na Ciência do Fluxo e seu impacto na performance do processo é monumental. Acompanhe os Flow Digests para compreendê-las!
Lead Time (LT) é uma Métrica de Fluxo fundamental. Ela mostra quanto tempo um item de trabalho demora para “atravessar o fluxo”, ou melhor, ser entregue. Neste exemplo seria o tempo que leva um item em particular do momento em que entrou na etapa “construir” até sua saída da etapa “validar”. É uma métrica importante de performance e previsibilidade.
O Histograma de Lead Time acima mostra que os itens durante a simulação demoraram de 8 a 28 dias para atravessar todo o fluxo (spread), com uma média de 16,1 dias. Uma boa variação. O percentil 85 (P85), que indica o tempo máximo que 85% dos itens levaram, foi 23 dias.
Na nossa experiência, muitas pessoas têm dificuldade de interpretar histogramas: no eixo X temos quantos dias os itens demoraram para serem entregues e no eixo Y é a frequência, ou quantos itens demoraram aquele Lead Time do eixo X. Ou seja, 4 itens demoraram 8 dias para atravessar o fluxo, 2 itens demoraram 23 dias e 9 itens demoraram 9 dias. Este último, 9 dias, é a maior frequência de Lead Time do itens, o que chamamos de Moda estatística.
O Lead Time é uma métrica importante para a agilidade nos negócios: quanto menor o LT menor o tempo de resposta ao cliente. Este gráfico também nos permite ser previsível: se o cliente precisar de um prazo neste ambiente simulado, podemos dizer para ele que entregamos em 23 dias com 85% de confiança.
Uma outra forma de analisar o Lead Time é através de um Gráfico de Controle (Run Chart). Nele vemos a evolução do Lead Time durante um período observado, onde podemos detectar sua tendência: se ele está caindo ou subindo, pois o primeiro ponto à esquerda do gráfico é o primeiro item que saiu do fluxo e o último ponto à direita é o último. Temos também neste gráfico uma linha de tendência (através de regressão linear – a linha que passa pelo meio dos pontos no menor erro possível) que mostra uma estabilidade próxima de 15 dias.
Neste momento você pode voltar para suas respostas às perguntas 1 e 2 acima. Você acertou? Deixe comentários!
Para muitos ambientes corporativos, a Vazão (TH – do inglês “Throughput”) é muito importante; também é um indicador de performance do fluxo. Gestores sempre procuram “fazer mais com menos”, ou maximizar o ROI – esta métrica mostra quantos itens de trabalho estão sendo entregues por dia, semana ou mês. Um fluxo bem administrado tem boa vazão.
Nesta simulação, a Vazão variou de 0 a 4 itens entregues por semana. A média ficou em 2,85 itens por semana, com uma boa variação. 74 itens foram entregues no período observado de 6 meses. A linha de tendência, por regressão linear, não mostrou aumento da vazão no período.
Conclusão
Vamos para os resultados desta primeira simulação do Flow Digest e um desafio:
| Resumo da Simulação | 5 etapas 8 pessoas 182 dias |
| WIP | μ: 8,60 itens (este é o simbolo da média aritmética) |
| Lead Time | μ: 16.1 dias p85: 23 dias TT*: 6,1 dias FE*: 37,9% |
| Vazão (Throughput) | 74 itens no período μ: 2,85 por semana |
| Resultado Financeiro | $146,400 Entregas: $370.000 Gasto: $223.600 |
Agora você já pode comparar os resultados da simulação com as suas respostas às perguntas 3 e 5. A pergunta 4 será no Flow Digest número 5 – assine aqui. Fica mais uma pergunta desafio: O que você faria se fosse o gestor deste ambiente para melhorar a performance? Que outras simulações você gostaria de ver aqui no Flow Digest? Deixe um comentário!