Durante nossos treinamentos e consultorias com clientes, temos enfatizado significativamente os valores do Kanban. O objetivo principal dessas mudanças é a gestão de mudanças eficaz, visando transformar a cultura organizacional ao modificar processos e práticas, resultando em resultados novos, duradouros e sustentáveis. Quais são esses valores? Transparência, equilíbrio, colaboração, foco no cliente, fluxo, liderança, compreensão, acordo e respeito. Esse enfoque não diminui a importância dos princípios e práticas tradicionais do Kanban.
Para fornecer clareza e organização e facilitar uma rápida revisão, os três Princípios Fundamentais são:
1) Começar com as práticas atuais, ou seja, com o que é feito agora.
2) Buscar a concordância em abraçar mudanças evolutivas, respeitando os processos, papeis, responsabilidades e títulos de trabalho existentes.
3) Incentivar atos de liderança em todos os níveis, desde o colaborador mais júnior até os líderes máximos.
As seis Práticas Gerais, para relembrar, são:
1) Visualizar.
2) Limitar o Trabalho em Progresso (WIP).
3) Gerenciar o fluxo.
4) Tornar as políticas explícitas.
5) Implementar loops de feedback.
6) Evoluir colaborativamente, utilizando modelos e o método científico.
Em vez de se aprofundar em explicações técnicas detalhadas para cada técnica, vamos aqui neste post transmitir uma perspectiva interna sobre como os praticantes de Kanban – incluindo gestores, demais colaboradores e especialistas externos que dominam e aplicam o método – enfrentam os desafios organizacionais. Esses valores têm o objetivo de realçar a intenção subjacente aos princípios e práticas, facilitando a adaptação destes às necessidades da situação organizacional atual.
Iniciaremos nossa série sobre os valores do Kanban, começando pela Transparência, Equilíbrio e Colaboração.
Transparência no Método Kanban
No cerne do Método Kanban, destaca-se um valor primordial: a transparência. Esse valor vai além da simples clareza das operações, englobando a visibilidade total do trabalho em andamento e dos processos envolvidos.
Por que a transparência é crucial?
- Entendimento do Trabalho: Transparência significa compreender o que está sendo entregue ao cliente, identificando bloqueios, dependências e tendo uma visão clara do processo como um todo.
- Evolução e Aprimoramento: A transparência é dinâmica. À medida que o processo de trabalho evolui e melhora, o nível de transparência também se eleva.
Práticas de Visualização e Transparência
- Quadros de Trabalho: A visualização das etapas de trabalho e a classificação das demandas são práticas cruciais. Seja por meio de quadros físicos ou digitais, essa visualização auxilia na compreensão das capacidades e limites de trabalho.
- Atributos e Informações: Detalhes sobre subsistemas de trabalho são essenciais para uma gestão transparente, permitindo que todos os envolvidos entendam as nuances e complexidades do trabalho.
Políticas Explícitas e Transparência
- Regras Claras: Tornar as regras do processo de trabalho explícitas e compreensíveis para todos reduz confusões e consultas frequentes.
- Agendamento e Revisões: Estabelecer horários e momentos específicos para reuniões e revisões do processo contribui para a clareza e eficiência do trabalho.
Implementação de Loops de Feedback
- Reflexão e Análise: Os loops de feedback proporcionam momentos essenciais de reflexão e análise para avaliar o processo de trabalho.
- Melhoria Contínua: Com feedback contínuo, é possível identificar pontos de melhoria e realizar os ajustes necessários, promovendo a adaptação e o aprimoramento constante do fluxo de trabalho.
Em resumo, a transparência no Método Kanban é não apenas um valor, mas uma prática contínua que envolve visualização clara, políticas explícitas e feedback constante. Ela é essencial para alinhar as necessidades organizacionais com os princípios e práticas do Kanban, promovendo eficácia e eficiência no processo de trabalho.
Equilíbrio no Método Kanban
Dentro do Método Kanban, o valor do equilíbrio desempenha um papel fundamental. Esse valor promove não apenas um ambiente de trabalho saudável, mas também visa à sustentabilidade a médio e longo prazo.
A Importância de Limitar o Trabalho em Progresso (WIP)
- Redução do Estresse: A limitação do WIP ajuda a reduzir o estresse e a prevenir o esgotamento (burnout).
- Sustentabilidade: A pesquisa de Bruna Zeigarnik de 1927 destaca que iniciar muitas tarefas simultaneamente pode aumentar o estresse. Portanto, trabalhar com limites de capacidade promove um ambiente de trabalho mais sustentável e saudável.
Práticas para Implementar o Equilíbrio
- Sistema Puxado: Esta prática ajuda a respeitar a capacidade de serviço, garantindo que o trabalho seja realizado de forma equilibrada e eficiente.
- Classificação de Demandas: Separar as demandas em categorias, como urgente, com data fixa, normais e intangíveis, auxilia na limitação do WIP e na gestão eficaz do fluxo de trabalho.
- Implementação Prática: Para alcançar um equilíbrio efetivo no processo de trabalho, é essencial implementar de forma prática os valores e práticas do Kanban.
O equilíbrio no Método Kanban não é apenas um valor, mas uma prática que visa à sustentabilidade, eficiência e produtividade do processo de trabalho. A limitação do WIP e a implementação adequada das práticas do Kanban são fundamentais para criar um ambiente de trabalho equilibrado, reduzindo a sobrecarga e promovendo a saúde e o bem-estar dos profissionais.
Em resumo, o valor do equilíbrio no Método Kanban é essencial para garantir um fluxo de trabalho estável, sustentável e saudável, beneficiando tanto os indivíduos quanto as organizações como um todo.
Colaboração no Método Kanban: Um Pilar Fundamental
A colaboração é um dos pilares centrais do Método Kanban, estando intrinsecamente ligada aos valores de equilíbrio e transparência. Essa prática não apenas promove um ambiente de trabalho harmonioso, mas também impulsiona melhorias contínuas e inovação por meio do trabalho coletivo e compartilhado.
Atitude Colaborativa e Participação Ativa
- A colaboração não se limita apenas a sugerir melhorias; é crucial participar ativamente da implementação e avaliação das mudanças propostas.
- Líderes desempenham um papel vital ao encorajar a colaboração, criando oportunidades para trabalhar de forma conjunta e compartilhada.
Experimentação e Aprendizado Colaborativo
- A colaboração envolve a experimentação de diferentes modelos e práticas, buscando soluções que já foram testadas e comprovadas em outros contextos.
- Trabalhar de forma colaborativa proporciona um ambiente propício para a aprendizagem, onde todos podem contribuir com suas experiências e conhecimentos.
Melhoria Contínua e Participação Ativa na Implementação
- Propor melhorias vai além de apenas sugerir ideias; é essencial participar ativamente da implementação dessas melhorias e avaliar os resultados alcançados.
- A colaboração efetiva requer disposição para fazer parte do processo de melhoria e não apenas esperar que outros executem as mudanças necessárias.
Encorajamento e Incentivo à Colaboração
- É fundamental que os líderes incentivem e potencializem a colaboração entre as equipes, promovendo revisões por pares e trabalhos em grupo para otimizar os resultados.
- Evitar práticas de heroísmo e promover a colaboração coletiva é mais eficaz do que trabalhar de forma individualista.
Reflexão sobre Transparência, Equilíbrio e Colaboração
Ao refletir sobre os valores de transparência, equilíbrio e colaboração, é essencial avaliar como esses princípios são incorporados na cultura organizacional.
- Transparência: É fundamental tornar o trabalho visível, explicitar políticas e implementar ciclos de feedback para garantir uma comunicação aberta e honesta.
- – Equilíbrio: Implementar um sistema pull, criar classes de serviço baseadas em risco e encontrar uma combinação saudável de trabalho são intervenções que podem ajudar a alcançar um equilíbrio adequado no fluxo de trabalho.
- Colaboração: Incentivar a resolução colaborativa de problemas, melhorar a qualidade das interações e estruturar melhorias como experimentos são práticas que fortalecem a colaboração e promovem a inovação.
Por Onde Começar?
Para promover uma cultura de colaboração no ambiente de trabalho, é importante identificar as áreas que necessitam de melhorias e priorizar intervenções que incentivem a participação ativa, a experimentação e o aprendizado colaborativo. Começar por pequenas mudanças e progressivamente expandir a colaboração pode ser uma abordagem eficaz para nutrir e fortalecer a colaboração dentro da organização.
Vimos os três primeiros dos nove valores e é hora de fazer um balanço. Volte por um momento e reflita:
Quais práticas tendem a impulsionar mudanças dentro da sua organização?
Que intenções, suposições e valores estão por trás dessas práticas?
Com que rapidez sua organização adota a transparência?
É visto como uma ameaça, tratado com indiferença ou valorizado como uma força positiva?
Sua organização alcança equilíbrio? Será que isso ainda tenta?
Como os desequilíbrios afetam equipes e indivíduos? Quantos você consegue identificar?
A sua organização valoriza a colaboração o suficiente para nutri-la, para torná-la um foco específico de melhoria? Qual das seguintes intervenções seria mais benéfica no seu ambiente atual? Transparência: Tornar o trabalho visível Tornar as políticas explícitas Implementar ciclos de feedback (ou fazer melhor uso dos ciclos de feedback já existentes) Equilíbrio: Implementar um sistema pull Implementar classes de serviço baseadas em risco Encontrar uma combinação mais saudável de trabalho (por tipo ou horizonte de tempo) Colaboração : Incentivar a resolução colaborativa de problemas Tomar medidas para melhorar a qualidade das interações Estruturar melhorias como experimentos
Por onde você começaria?