A prática do trabalho remoto ou híbrido tem se tornado cada vez mais comum no ambiente corporativo atual, o que demanda novas estratégias para manter a eficácia e a produtividade. Nesse contexto, as cadências do Kanban desempenham um papel indispensável na organização e alinhamento das atividades, assegurando uma gestão mais eficiente das tarefas em um ambiente distribuído.
Queremos explorar em detalhes a importância e os benefícios das cadências do Kanban no cenário do trabalho remoto, discorrendo desde o conceito das cadências até suas diversas aplicações e impactos positivos na gestão de equipes remotas.
Um sistema Kanban de qualidade se destaca, entre outros aspectos, por suas cadências. Estas cadências são realizadas em intervalos e frequências distintas para cada equipe. Recomenda-se que cada equipe que adote o método Kanban avalie de forma sistemática.
O método Kanban não impõe um formato específico, a composição dos participantes ou mesmo a frequência das cadências. No entanto, muitas pessoas que passaram pelo processo de implementação do Kanban sugerem algumas cadências a serem seguidas.
Vamos descobrir quais são essas cadências. Em algum momento, essas cadências podem lembrar um framework ágil, como o Scrum. E de fato, lembram. O que as diferencia é que no Kanban você deve primeiro avaliar o seu sistema de trabalho para, em seguida, decidir quais cadências implementar. Pode até mesmo optar por introduzir uma cadência que não esteja na lista a seguir.
Saber implementar essas cadências e, mais importante ainda, entender como e quando otimizar seu fluxo com base nessas cadências.
Então, quais são as sugestões de cadências?
Inicialmente, temos estas sugestões de cadências:
Daily Kanban (também conhecido como Standup ou Planejamento Diário de Fluxo)
Planejamento de Entrega
Revisão de Operações
Reabastecimento
Análise de Riscos
Revisão de Entrega do Serviço
Revisão da Estratégia
Quais são as propostas para cada uma dessas cadências?
Daily Kanban: Observar e rastrear o status do trabalho (não dos trabalhadores). Acompanhar o fluxo de trabalho.
Planejamento de Entrega: Planejar a entrega ao final do fluxo de trabalho e elaborar um manifesto de entrega
Revisão de Operações: Destinada a analisar o sistema de forma global, ou seja, revisão do nível “Sistemas de Sistemas”. Revisão disciplinada da demanda e capacidade para cada sistema Kanban, com foco especial em dependências e efeitos dependentes.
Reabastecimento: A cadência de reabastecimento existe para decidir o que selecionar a partir do conjunto de opções, comprometer-se com a próxima entrega e repor o buffer de entrada para o sistema Kanban. É o momento de recarregar o sistema.
Análise de Riscos: Direto ao ponto: Revisar os riscos do serviço Kanban. Identificar os problemas que colocam em risco nossa capacidade de entrega. Buscar maneiras de se tornar cada vez mais antifrágil.
Revisão de Entrega do Serviço: Momento de revisar a parte do sistema responsável pela entrega ao cliente. Verificar as métricas que ele produziu e tomar decisões de melhoria, sem, no entanto, causar mudanças drásticas ou bruscas. Verificar se estamos entregando conforme as expectativas dos clientes. Análise de um único quadro de Kanban. Comparar as capacidades atuais com as métricas dos critérios de capacidade definidos e buscar equilibrar a demanda em relação à capacidade, de forma a estar adequadamente protegido contra os riscos mapeados.
Revisão da Estratégia: Avaliar a estratégia de negócios. Confirmar se estamos no ramo em que desejamos estar e se possuímos a capacidade necessária para isso. Verificar se o seu produto, sua entrega, está de acordo com os valores esperados pelo seu negócio.
Essa foi uma visão geral sobre as sugestões de cadências no fluxo Kanban. Não as implemente todas de uma vez. Ajuste seu sistema de forma evolutiva, passo a passo.
O Conceito das Cadências do Kanban
As cadências do Kanban são os ritmos e tempos definidos para as principais atividades de trabalho, como reuniões, revisões e planejamentos. Essa estrutura auxilia na manutenção de um fluxo contínuo de trabalho e na garantia da entrega regular dos serviços, mesmo em um ambiente remoto.
A Importância das Cadências para a Organização e Alinhamento
As cadências do Kanban são fundamentais para manter a organização e o alinhamento das equipes, permitindo uma sincronização eficaz das atividades, mesmo à distância. Elas contribuem para a manutenção do foco, eficiência e qualidade nas entregas em um contexto de trabalho remoto.
A Utilização das Cadências para Gestão Ativa
Além de promover a organização e o alinhamento, as cadências do Kanban atuam como um sistema de gestão ativa. Permitem avaliar o progresso dos serviços, identificar possíveis melhorias e tomar decisões proativas para assegurar a eficiência e qualidade nas entregas.
Diferentes Modalidades de Cadências do Kanban
Existem diversas modalidades de cadências do Kanban, como reuniões diárias, revisões semanais e planejamentos mensais. Cada uma dessas cadências desempenha um papel específico na gestão do trabalho remoto, adaptando-se às necessidades individuais de cada equipe e processo para garantir uma operação fluida e eficaz.
Reabastecimento e Processo Decisório
O Processo de Reabastecimento
O processo de reabastecimento no Kanban envolve a seleção e priorização das próximas demandas a serem executadas pela equipe. Essa etapa é fundamental para garantir que o trabalho seja constantemente abastecido, evitando interrupções e gargalos no fluxo de atividades.
Avaliação para Tomada de Decisão
Ao avaliar continuamente as demandas em espera e a capacidade da equipe, orienta-se o processo de tomada de decisões estratégicas durante o reabastecimento. Ao considerar fatores como urgência, complexidade e impacto, os gestores podem priorizar as tarefas de forma eficiente em conformidade com os objetivos e prazos estabelecidos.
Reunião de Comprometimento
A Relevância da Reunião de Comprometimento
A reunião de comprometimento no Kanban representa um momento crucial para alinhar expectativas, revisar o backlog de trabalho e estabelecer metas claras para o período seguinte. Essa prática reforça o senso de responsabilidade da equipe e promove a transparência nas atividades planejadas.
Significado das Decisões Tomadas
Durante a reunião de comprometimento, as decisões tomadas em relação às demandas a serem realizadas refletem o comprometimento da equipe com os objetivos e prazos estabelecidos. O alinhamento proporcionado por essa prática fortalece a colaboração, a confiança e a eficácia das entregas.
Gestão da Escala e Cadências
A Importância da Gestão da Escala
Gerenciar a escala das atividades e ritmos de trabalho é essencial para garantir a eficiência e a qualidade das entregas. Cadências como reuniões diárias e de abastecimento são fundamentais para uma gestão ativa dos serviços, mantendo a equipe atualizada e focada nos objetivos.
Reuniões Diárias e Alinhamento
Manter a cadência de reuniões diárias permite abordar bloqueios, problemas e garantir o alinhamento das atividades diárias. A adaptação da dinâmica da reunião de acordo com as necessidades e perfis dos membros da equipe contribui para um ambiente mais produtivo e colaborativo.