Kanban não é um cartão, é um espaço

Nesta enquete que eu fiz no linkedin (https://bit.ly/2zZ1s1G), perguntei o que era kanban (com k minúsculo) para as pessoas.

Estas foram as respostas:

Sinto informar que maioria, 61%, que votaram na opção “Um processo de trabalho”, errou. A segunda mais votada é um significado para o Método Kanban, com K maiúsculo (mais detalhes adiante). Também uma opção inválida. O quadro é um instrumento de visualização de um fluxo de trabalho, que na verdade é uma das práticas, ligadas à visualização, chamadas também de estressoras, mapeadas no Kanban Maturity Model.

Resta então, a última opção, conhecida como “O espaço vago em um quadro”, que é a correta, segundo nos diz Alexei Zheglov (https://www.linkedin.com/in/azheglov/), em dois ótimos posts que ele escreveu em 2013 e 2016, portanto, a mais de quatro anos. Este assuntos são abordados em profundidade nos treinamentos que compõem a designação Kanban Management Professional da Kanban University.

Dentre estas quatro opções disponíveis na enquete, apenas uma se refere a kanban, com k minúsculo. É a opção que ficou em terceiro lugar em número de votos.

Vamos detalhar então o significado desta expressão. Vejamos o seguinte quadro Kanban (看板), representando o Kanban com slots

A coluna “Implementar” possui dois slots disponíveis. Eles são kanban (か ん ば ん) – os sinais de permissão que fazem com que dois itens de trabalho entrem nesse espaço, representando a capacidade disponível nessa atividade de fluxo de trabalho. Olhando um pouco para a esquerda, “Create-Done”, encontramos três itens de trabalho para escolher: D, A e V. Agora temos que tomar uma decisão: escolher dois desses três itens disponíveis. Vamos agora olhar para outro quadro, visualizando o mesmo sistema Kanban no mesmo estado, mas usando um estilo de visualização diferente

Todos os Kanban aqui são virtuais. Calculamos sua quantidade subtraindo o número de cartões do limite do trabalho em processo acima de cada coluna. Portanto, a coluna “Implementar” possui espaço de capacidade para os mesmos dois itens de trabalho.

Observe que os itens de trabalho ou a demanda em nosso processo de entrega não são iguais. Eles geralmente vêm de diferentes clientes e segmentos de mercado, com diferentes riscos e expectativas do cliente. Fiz o mínimo para fins de ilustração e usei duas cores para visualizar essas distinções.

Nossa capacidade também não é a mesma. Podemos ter algum grau de especialização ou decidir alocar faixas de capacidade para atender a certas fontes de demanda. Vejamos o quadro a seguir, o mesmo que o primeiro, exceto que decidimos usar 20% de nossa capacidade de implementação (um item de trabalho em cinco) para atender ao tipo de item de trabalho visualizado em laranja.

Uma de nossas decisões de recebimento segue nossa política explícita de alocação de capacidade: recebemos o item de trabalho V. Temos as opções A e D para outra decisão de recebimento.

Estou realmente dando um zoom aqui em um episódio muito pequeno do treinamento Kanban e deixando muito fora de foco: quais outros estilos de visualização existem e quais são as vantagens de usar cada um.

De forma resumida, os cartões no quadro Kanban não são kanban! Os cartões representam entregas, solicitações e necessidades do cliente. Os kanban são sinais de capacidade atualmente disponível. Eles podem ser visualizados muito obviamente com slots ou como Kanban virtual. Em suma, eles não são cartões, são os espaços.

Dado que são espaços em quadro com capacidade limitada e restrita, precisamos saber fazer escolhas sobre quais itens irão preencher estes espaços (também conhecidos como slots) vazios no quadro. Se você chegou até aqui, saiba que esta é a definição mais importante em gestão de fluxo: Que item eu irei puxar para ocupar o espaço vazio na minha fila de trabalho. Repito: Este espaço vazio custo muito caro.

Não posso puxar qualquer item. Um espaço vazio representa oportunidade de ganhos financeiros para a operação. Significa aumentar a lucratividade do serviço, que irá, junto com outros fatores pertinentes ao Método Kanban, mantê-lo sustentável.

Diante disto que discutimos até aqui, podemos avaliar outros significados para Kanban. Recentemente, vários artigos apareceram que, embora com alguns argumentos claros, tentaram enumerar diferentes significados da palavra “kanban”. Gostaria de mostrar aqui o conjunto de significados que Alexei Zheglov (https://www.linkedin.com/in/azheglov/) forneceu para a comunidade Kanban, dado que ele achou útil manter em mente ao facilitar o entendimento das opções de melhoria no local de trabalho baseado no conhecimento.

Kanban como um sinal de permissão. Kanban é um sinal que dá permissão a alguém para começar a fazer algo. Um exemplo disso é o sistema de token usado pelo Palácio Imperial em Tóquio (foto a seguir), documentado no livro Kanban de David Anderson. A escola primária de meus filhos limita o número de pais que podem estar dentro da escola, observando as salas de aula de seus filhos; há uma pequena caixa com colhedores para visitantes no escritório do diretor. Vi um exemplo de sistema semelhante em uma loja de sushi e como ele ajuda os chefs de sushi a se adaptarem continuamente à demanda variável. Esses e outros exemplos que eu vi sugerem que esse conceito de sinalização se originou no Japão e possivelmente data do século XVII

Kanban como um doador de permissão virtual. Pessoas familiarizadas com o Kanban em contextos físicos (primeiro significado) podem achar muito difícil localizar os sinais de permissão em um quadro Kanban em um escritório hoje. Isso ocorre porque os quadros mostram um processo invisível e usam limites WIP para criar Kanban virtual e usá-los como sinais.

Sistema Kanban que compreende várias etapas no fluxo de trabalho, unidas por permissão, dando sinais (1º significado). Esse conceito é popular na fabricação e na logística, onde você pode usar a sinalização Kanban para criar um sistema pull para o seu processo de montagem ou cadeia de suprimentos.

Sistema Kanban virtual baseado na sinalização do Kanban virtual no escritório. Pessoas familiarizadas com o sistema Kanban em ambientes físicos, como fabricação e logística, podem não reconhecer os sistemas Kanban virtuais no trabalho do conhecimento. Você pode informar um sistema Kanban virtual em um quadro branco ou em uma ferramenta eletrônica, observando colunas consecutivas com limites WIP. Os sinais Kanban virtuais não podem se propagar através de colunas com limites infinitos (chamados de “buffers”). Buffers infinitos, se existirem, dividem o fluxo de valor em vários sistemas Kanban virtuais

Esses sistemas kanban podem ser usados para gerenciar trabalhos em áreas como engenharia de software, design gráfico, comunicação de marketing, desenvolvimento de produtos, empreendedorismo e muitos outros.

Bom, era isto. Espero ter deixado claro este assunto e com bons argumentos para que você possa tomar as decisões corretas na sua gestão de fluxo.

Referências:

ANDERSON, David J. Kanban: Mudanca Evolucionaria de Sucesso Para Seu Negocio de Tecnologia. Blue Hole Press, 2011.

About The Author

Rodrigo Almeida de Oliveira

Accredited Kanban University Trainer (AKT), Kanban Coach Professional (KCP) and PMP®, Rodrigo Almeida de Oliveira has been working in the IT area for over 20 years and has solid experience in project management and software factories, working with agile approaches by more than 5 years. Rodrigo also has a master's degree in Engineering and Process and Systems Management, with emphasis on process improvement and optimization and quality through agile methods.

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